Les calendriers partagés dans les PME

Parmi les nombreux outils pour s’organiser en entreprise apportés par le développement des logiciels et des applications connectés, les calendriers et plannings partagés ont fait preuve de leur efficacité pour optimiser et renforcer la notion de travail collaboratif entre les équipes, et ce, quelle que soit la taille de la structure concernée.

Partager les informations liées aux emplois du temps de chacun favorise effectivement la gestion en temps réel des missions des différents salariés, ainsi que la planification et l’avancement des projets. Chaque information ou nouvel événement peut être instantanément entré dans le système et automatiquement relayé auprès de tous les collaborateurs qui ont accès au planning connecté, avec en prime la possibilité d’y associer un document (fichiers divers, tableau Excel, images, vidéos ou plans), afin de regrouper l’ensemble des données en rapport avec cet événement.

La valeur ajoutée pour la communication interne

Les petites et moyennes entreprises semblent, à première vue, moins concernées que les grandes sociétés par les difficultés engendrées par la communication interne, et ne disposent d’ailleurs pas dans la plupart des cas, d’un service dédié. Le principal outil d’organisation de l’activité quotidienne est donc souvent limité à la communication orale, avec tous les risques d’erreurs et d’oublis qu’elle comporte.

Opter pour la mise en œuvre d’un logiciel pour organiser les emplois du temps des collaborateurs est donc, en premier lieu, la réponse la plus simple pour lutter contre ces possibilités d’oublis ou de mauvaises interprétations d’informations importantes. Dans un second temps, le but d’un calendrier partagé est d’apporter d’autres services et fonctionnalités :

• Gagner du temps et de la productivité. Le temps perdu à élaborer, modifier, et communiquer les plannings est considérablement diminué, avec pour conséquence directe une meilleure productivité.
• Faciliter la planification des événements à venir. Avoir une vision globale des tâches et des horaires permet d’anticiper et d’adapter les équipes disponibles pour accomplir les missions professionnelles, en utilisant, par exemple, un planning hebdomadaire à remplir en ligne.
• Organiser et faciliter les déplacements des salariés. Un employé en déplacement, ou travaillant sur un chantier éloigné, peut à tout moment se connecter au planning en utilisant son smartphone et accéder aux mêmes informations que les autres employés, simplifiant ainsi la communication à distance.

Des applications compatibles entre les différents systèmes disponibles

Le temps où la mauvaise compatibilité entre les nombreux systèmes et appareils posait un véritable problème de mise en œuvre d’activités connectées à internet est désormais révolu. Les logiciels et applications sont développés pour fonctionner et apporter les mêmes fonctionnalités sur tous les types d’ordinateurs, de tablettes tactiles et de smartphones, quel que soit leur système d’exploitation.

Une avancée de plus pour faciliter le management au sein des sociétés de toutes tailles, pour la plus grande satisfaction des dirigeants, des salariés, des interlocuteurs, des administrations et des clients, autrement dit l’ensemble de l’écosystème de la vie des entreprises en France.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer à la page suivante :

• Comment organiser les missions dans une entreprise ?